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FileHold Review : la meilleure gestion du traitement des documents pour Windows

FileHold Review: Best Document Management for Windows

Nous recommandons FileHold comme le meilleur système de gestion les documents pour les compagnies, en utilisant Windows. Nous avons choisi FileHold des dizaines des variantes du système de gestion les documents. Pour comprendre, comme nous avons choisi, tu peux trouver notre méthodologie et la liste des systèmes de gestion les documents à notre meilleure page des élections.

FileHold - le système de gestion autoaccepté les documents pour les compagnies, en utilisant les ordinateurs Windows. Cela a un même regard et le sentiment des programmes, tu es déjà accoutumé à l'utilisation, et l'interface est spécialement élaborée avec Windows Explorer à la mémoire. La structure de l'enregistrement insère le même cabinet, la boîte, le classeur et l'approche подпапки celui-là Windows l'utilisation. Ainsi que seulement le logiciel est établi, les collaborateurs ne doivent pas éprouver aucunes difficultés à схватывании, comme l'utiliser et passer.

Nous aimons l'interface propre FileHold. Ce n'est pas encombré des symboles ou les représentations. Tout que tu vois, quand l'entrée au système est la bibliothèque du fichier courant selon une gauche partie de la page et le bar de la recherche le long du sommet. La plupart de la page reste propre, tu ne commences pas à enregistrer, en cherchant ou les documents d'introduction. Cette approche te garde à la même page durant tout le temps, tu utilises le système. Plusieurs d'autres systèmes, que nous étudiions, t'obligent au bouton en arrière et en avant entre les pages en fonction de la tâche, tu continues à travailler.

La structure de la bibliothèque FileHold est élaborée avec Windows Explorer à la mémoire.

Le supplément à la décontraction du système de l'utilisation - les classeurs MyFileHold, qui sont placés par dessus la bibliothèque totale des cabinets et les boîtes à gauche les pages. La partie MyFileHold montre les classeurs séparés pour les documents "aimés" des collaborateurs, leurs documents contrôlés, n'importe quelles alarmes ou les avertissements, qu'ils ont, les fichiers, vers qui ils ont reçu récemment l'accès et les fichiers, qu'ils ont ajouté récemment au système. Cela assure la photo rapide des documents à présent travaillant sur et les fichiers cette attention fixe du besoin.

La remarque du rédacteur : tu cherches l'information sur les systèmes de gestion les documents ? Utilise le sondage d'enquête plus bas, et nos partenaires du vendeur te contacteront pour t'accorder l'information, de laquelle tu as besoin :

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Chaque collaborateur peut orienter de diverses parties du système avec leurs préférences personnelles. Ce choix n'est pas proposé par tous les systèmes de gestion les documents, que nous étudiions. En regardant les documents définis, les collaborateurs peuvent choisir les outils, ils veulent être à la portée vite. Les liens rapides peuvent être ajoutés pour la multitude de tâches, tels que les fichiers ajoutant, ayant joint les documents et ayant contrôlé les fichiers. En outre tu peux choisir les signes des métadonnées — comme le type du document, la version, le nombre des fichiers liés et l'auteur — qui montrent à côté du nom du fichier.  

L'enregistrement des documents dans le cadre du logiciel simple peut être fait par bien des aspects. Tu peux tirer et déjà laisser tomber les fichiers sur ton ordinateur ou le réseau, ainsi qu'examiner les documents directement au système. L'intégration Microsoft Office te permet d'ajouter aussi les documents, tu continues à travailler à Microsoft Word, Excel, la Perspective ou PowerPoint simplement le clic du bouton.

Une fois dans le système, les documents sont placés à la boîte aux lettres d'entrée, où tu définis ses signes des métadonnées et tu choisis la situation, dans laquelle tu veux le donné. FileHold propose la multitude de signes, qui peuvent être adjoints à chaque fichier. Ce que particulièrement attrayant, - ce que tu peux choisir de diverses propriétés pour de divers types des documents. Par exemple, les signes pour les comptes peuvent insérer le client, qui compte pour et la date, que ce doit être payé, pendant que les brochures avoir être des propriétés comme celui qui l'a créé et quand c'était ajouté au système.

La recherche des documents est encore plus facile, que leur enregistrement loin. FileHold propose les moyens multiples vite de trouver les documents, desquels tu as besoin. Le choix le plus facile - la recherche totale. La gestion le long du sommet de la principale page - le bar de la recherche semblable au bar de la recherche Google, qui te permet de taper dans les mots ou les phrases, que tu cherches dans le document. Ce procès cherche toute la bibliothèque des fichiers. Cependant au lieu de rendre seulement les documents avec la formulation exacte de ce que tu cherchais, ce choix les résultats sont arrivés, qui insèrent les synonymes, en arrêtant les mots et les mots, qui sont étroitement liés à tes critères originaux de la recherche. Dès que tu as une liste des résultats, tu peux appuyer sur le fichier, et la boîte d'affichage préalable souligne les mots, que tu cherchais, ainsi, tu peux vite voir, si cela est le document, tu demandes.

Tu peux aussi passer la recherche élargie, qui te permet de chercher les documents fondés sur les signes des métadonnées. La présence d'une telle variété des paramètres de la recherche aide à garantir que tu peux vite recevoir l'accès aux documents, desquels tu as besoin et qu'aucuns fichiers ne se perdent jamais dans la permutation.

FileHold te permet de chercher les fichiers fondés sur les signes des métadonnées, que tu définis, en donnant les documents loin.

Il est difficile de trouver le système de gestion les documents, qui propose plus de particularités et les outils, que FileHold. Cela a tout que le business de n'importe quel montant voudrait du logiciel de la gestion du traitement des documents.

Parmi les particularités, qui se détachent en effet, ceux qui aident les collaborateurs, qui coopèrent sur les projets. Le logiciel a une masse des outils de la coopération, y compris l'enregistrement et - montrent, qui bloque plus qu'une personne du travail sur le même document en même temps. Tu peux aussi établir les alarmes, qui informent automatiquement les collègues, quand dans les documents sont enregistrés et ou quand les changements sont apportés aux fichiers.

En outre le logiciel tient l'enregistrement de tous les collaborateurs, qui reçoivent l'accès à chaque fichier et quand ils font ainsi, et a la particularité, qui permet aux ouvriers d'examiner les versions précédentes des documents après que les changements étaient apportés.

Pour les compagnies avec les collaborateurs éloignés le système facile vers l'accès de tous côtés. Tu peux être autorisé au logiciel dans n'importe quel Réseau ou le navigateur mobile ou l'application mobile FileHold. Quand les utilisateurs sont entrés éloignement, le logiciel leur permet de chercher, restaurer et travailler sur n'importe quel document gardé dans le système. Nous aimons la flexibilité, que cela assure, puisqu'elle n'élimine pas les collaborateurs de la réception des documents, de qui ils ont besoin, quand ils à côté du bureau. Non tous les systèmes autoacceptés, que nous étudiions, ont proposé cette gamme de l'accès exclu.

Le système insère aussi la multitude de mesures de sécurité. FileHold propose le choix de 11 divers rôles de la sécurité, dans les limites de "lu seulement" vers "l'administration systémique", comme le moyen de limiter l'accès aux classeurs et les fichiers. Tu peux aussi établir les permissions définies de l'accès pour tous les cabinets et les classeurs, ainsi que les fichiers séparés. Cela te permet de garder chacun et tout dans le système sans craintes que certains collaborateurs verront les documents, ils ne devaient pas.

Par certaines d'autres particularités, qui arrivent le standard avec FileHold, est le calendrier, qui traque les tâches inachevées, le choix lier en réalité les fichiers dans le système et le logiciel de l'affichage, qui transforme automatiquement le texte sur les documents imprimés typographiques en données éditées et accessibles pour la recherche.

Il y a aussi des fonctions supplémentaires, que tu peux acheter pour le coût ajouté, y compris les possibilités du processus de fabrication, le choix de créer le visiteur fait les utilisateurs pour être en état de regarder les documents à la base "seulement pour la lecture" et les fonctionnements de la signature électronique.

Puisque FileHold - le système autoaccepté, la plupart des dépenses les collectes simplement à une seule fois. Le prix est cassé à quelques parties, avec perçoit pour le logiciel, les licences d'utilisateur, et l'installation, l'introduction et l'enseignement.

Le plus grand coût pour le logiciel, qui est la collecte à une seule fois 3,750$. Cela insère cinq licences d'utilisateur, toutes les fonctions standard du système et six mois du soutien technique. Les licences supplémentaires le maximum sur 20 utilisateurs font 200$ chacun. Dès que tu sors pour la limite de 20 utilisateurs, la diminution des collectes de licence jusqu'à 40$ chacun.

Une autre partie principale de la collecte à une seule fois pour l'installation, l'introduction et l'enseignement. FileHold propose trois niveaux de ce service, qui hésitent de 1,200$ pendant 8 heures du soutien et l'enseignement vers 3,600$ pendant 24 heures du soutien et l'enseignement.

D'autres dépenses à une seule fois pour n'importe quelles fonctions supplémentaires, que tu peux vouloir. Les prix, qui varient pour chaque fonction supplémentaire, sont définis par ton logiciel complet, la licence d'utilisateur et les dépenses auxiliaires. Par exemple, la particularité du processus de fabrication fait 10 pour-cent de ton prix initial. 

Les seules dépenses pour le retour pour le soutien se prolongeant. Tu as un choix de pour apporter le paiement annuel, qui te donne la modernisation du logiciel et le soutien se prolongeant technique. Ce coût fait 20 pour-cent de ta collecte initiale.

Au lieu de l'insertion de toutes les fonctions supplémentaires avec le logiciel et sa création plus cher à tout, FileHold te donne la capacité à économiser certain argent, s'il y a des particularités, que tu ne veux pas. Non tous les systèmes de gestion les documents, que nous avons analysé, ont proposé ce choix.

Que nous a impressionné, était le plus possible, comment transparent FileHold était sur ses dépenses. Plusieurs prix étaient énumérés sur le site Web de la compagnie, et le groupe du soutien de la compagnie a divisé vite ceux qui n'étaient pas. Plusieurs d'autres systèmes, que nous étudiions, n'avaient pas d'estimation sur leurs sites Web, et les représentants de la compagnie étaient hésitant pour expliquer est exact, comme leur estimation s'est cassée.

En tout nous étions très contents du niveau du service des clients, qui nous avons reçu de FileHold. Pour mesurer que les clients peuvent attendre du groupe du soutien, nous téléphonions la compagnie, en représentant de lui-même le nouveau propriétaire du business intéressé par les systèmes de gestion par les documents. Quand nous téléphonions, nous étions déconcertés, quand nous ont dit que pour apprendre plus le système, nous devrons envoyer la compagnie la lettre électronique. De tous les fournisseurs du système de gestion les documents nous contactions, c'était le premier d'un coup, quand nous ont dit que pour répondre à nos questions, nous devrons envoyer la lettre électronique d'abord. Primordialement, nous nous effrayions de cette demande, mais le niveau du service, qui nous avons reçu après que c'était rapide et éminent.

Après notre coup de téléphone initial nous avons envoyé immédiatement la lettre électronique à FileHold, demandant de dire avec quelqu'un sur le logiciel. Le membre du groupe du soutien de la compagnie a répondu pendant 10 minutes. Au lieu de tenter de répondre à toutes nos questions dans la lettre électronique, il a demandé, s'il pouvait nous téléphoner pour les examiner par téléphone. Il nous a téléphoné seulement deux minutes après et allait de nous par, comme le système travaille la structure de l'estimation.

Pendant que certains fournisseurs nous ont obligé à sentir, comme si nous perdions en vain leur temps, ce représentant semblait plus, qu'heureux de prendre, était nécessaire pour répondre à nos questions. Pendant notre coup de téléphone nous examinions les particularités les propositions systémiques, comme utiliser le système, le temps de l'installation, le type du soutien proposé et la dépense. Au lieu de, si avec court, les réponses avec bref, comme nous disions certains d'autres fournisseurs avec, nous a fait, le représentant FileHold nous a donné les réponses longues et nettement définies à nos questions, qui nous ont laissé avec la compréhension très claire non seulement que le système propose, mais aussi quelle quantité elle se trouve.

Pour s'assurer nous ont compris le système encore mieux, le représentant nous encourageait à contrôler la version d'exposition du système, indiquer l'exemple d'exposition du logiciel et regarder un de nombreux vidéofilms, qui la compagnie a sur son site Web. Nous avons trouvé vidéo extraordinairement utile. Pendant que la plupart des compagnies de la gestion du traitement des documents a vidéo en ligne, chez très quelque il y a une variété, qui fait FileHold. Près de la compagnie est plus que de 20 divers vidéos courts sur les fonctions définies du système. Par exemple, il y a vidéo à simplement l'interface, un comment chercher les documents et l'autre sur l'intégration Microsoft Office. Au lieu de tenter de remplir tout à une représentation longue et fermement comprise, FileHold enfonçait tout, et nous avons trouvé que la méthode est plus facile de comprendre.

Dès que ton système en ordre, tu peux contacter l'équipe du soutien de client FileHold selon le courrier électronique ou ayant présenté le billet de l'aide en ligne. (Le service Téléphonique non le choix.) il y a aussi des ressources vastes sur le site Web de la compagnie, y compris une série des guides d'utilisateur. En outre le logiciel insère l'accès inséré pour aider les guides.

Est il ne suffit pas pour ne pas aimer approximativement, comme FileHold regarde et travaille. Une partie potentielle inférieure - le coût. C'est le système non bon marché. Pour les compagnies avec même seulement par cinq utilisateurs — le minimum permis — le logiciel et l'installation coûteront à toi au moins 5,000$. Plus, si tu veux les modernisations se prolongeant et le soutien, tu devras payer encore 1,000$ chaque année. Si tu n'es pas prêt à faire tels investissements considérables, tu dois examiner un divers système de gestion les documents. Nous encouragerions ceux qui cherchent la décision plus bon marché de contrôler notre meilleur système de gestion les documents pour les compagnies sur le budget.

Un autre manque possible - ce que le soutien de client accessible seulement selon le courrier électronique et en ligne. Pendant que le temps de la résonance, que nous avons reçu, était impressionnant, on ne saurait dire, s'il y a cette rapidité avec chaque lettre reçue électronique. Si tu veux le fournisseur du système de gestion les documents, qui tu peux immédiatement contacter pour l'aide par téléphone, tu serais servi le mieux, ayant examiné d'autres variantes.

Il est aussi important de marquer que ce système n'est pas compatible avec les ordinateurs Mac. Si ton bureau est fondé sur Mac, nous t'encouragerions à trouver ou notre meilleur système de gestion les documents pour les entreprises du petit business ou notre meilleur système de gestion les documents pour l'utilisation des compagnies Macs.

[La remarque : Notre meilleur choix précédent pour cette catégorie était les M-fichiers. Cependant après que l'aperçu était publié, les M-fichiers ont demandé que nous éloignions son estimation de l'aperçu. Puisque la transparence du coût - l'exigence pour être choisie, puisque le meilleur choisit Business News Daily, nous avons choisi FileHold comme notre nouveau meilleur choix.]

Prêt à choisir le système de gestion les documents ? Voici la désorganisation de notre aperçu complet :

La remarque du rédacteur : tu cherches l'information sur les systèmes de gestion les documents ? Utilise le sondage d'enquête plus bas, et nos partenaires du vendeur te contacteront pour t'accorder l'information, de laquelle tu as besoin :

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Chad  Brooks
TcHed Brouks

TcHed Brouks - l'écrivain de Chicago surnuméraire, qui a une expérience presque 15 ans dans le business du média. Le promu de l'Université de l'Indiana, il a passé presque la décennie comme le reporter de l'État pour Daily Herald à Chicago de banlieue, en couvrant la quantité immense de celui-là y compris, le pouvoir local et le gouvernement régional, le crime, le régime juridique et la formation. Après ses années dans Tchad de papier travaillant dans les relations publiques, l'aide avance les entreprises du petit business partout aux États-Unis. Suis l'à Tvittere.