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PinPoint Review : la meilleure gestion du traitement des documents pour le business

Après une grande étude et l'analyse des systèmes de gestion les documents, nous recommandons PinPoint comme le meilleur système de gestion les documents pour les entreprises du petit business. 

Prêt à choisir le système de gestion les documents ? Voici la désorganisation de notre aperçu complet :

La partie de ce que fait le système de gestion les documents PinPoint LSSP Corp. Adressant tellement vers les entreprises du petit business, - ce qu'elle et самоприняла et les variantes fondées sur les calculs nuageux. Pendant que plusieurs systèmes, que nous avons analysé, avaient en effet des deux variantes du déploiement, très quelque ont proposé le système autoaccepté, qui était compatible avec Windows et avec les ordinateurs Mac. La plupart des systèmes nous regardions sur travaillé seulement avec un ou autre. La compatibilité avec les deux systèmes garantit que tout dans ton bureau, indépendamment du type de l'ordinateur, qu'ils utilisent, peuvent tirer le profit du système.

PinPoint propose aussi la décision fondée sur les calculs nuageux pour les compagnies, qui préfèrent ne pas accepter le système sur son serveur personnel. Ce choix éloigne la charge de la nécessité d'établir le système sur ton serveur, garder modernisé et assurer le service, si tu te heurtes à quelques problèmes. Le système du nuage est aussi compatible avec Windows et avec les ordinateurs Mac.

Excepté l'estimation, les deux variantes - est exactes le même, y compris l'interface et les particularités accessibles. Nous aimons en effet celui-ci avec n'importe quel choix, tu peux utiliser dans les intérêts tout de ce que doit proposer PinPoint, qui n'avait pas lieu avec certains d'autres systèmes, que nous étudiions.

Les entreprises du petit business aiment, très simplement utiliser ce ce système de gestion les documents. L'interface très propre, qui te permet facilement de passer le système, garder les fichiers et trouver cela, de que tu as besoin, quand il t'est nécessaire.

La remarque du rédacteur : la Recherche du système de gestion les documents pour ton business ? Si tu cherches l'information pour t'aider à choisir celle-là il est correct pour toi, utilise le sondage d'enquête plus bas pour avoir notre site de parenté, BuyerZone, accorde te l'information de la multitude de vendeurs gratuitement :

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Un aspect du système, qui nous aimons en effet, - que tu peux orienter la page d'accueil, qui PinPoint téléphone приборной au panneau. Tu peux orienter les boutons le long du début de la page pour recevoir l'accès aux parties du système, qui tu utilises le plus possible. Ce réglage peut être fait à la base séparée; chaque utilisateur peut choisir les symboles plus faciles, qui ont la grande partie du sens pour lui ou elle. Certains d'autres systèmes, que nous avons analysé, n'avaient pas de cette capacité.

La page d'accueil PinPoint peut être taillée pour les préférences personnelles de chaque utilisateur.

Tu as aussi un choix entre deux diverses montres приборной les panneaux : le Classique et le Rapide. Dans le choix Classique il y a trois principaux groupes, que voient tous les utilisateurs : les Fichiers Récents se Passant et le Processus de fabrication. Les télévictorines Recent Files les documents, que tu utilisais la dernière fois, Dans le groupe du progrès, montrent les documents toi à présent, contrôlaient les télévictorines du Processus de fabrication n'importe quelles tâches, que tu dois accomplir.

Le choix du Rapide montre seulement les symboles, sur lesquels tu appuies pour ajouter ou restaurer les fichiers. Il y a des boutons du symbole pour le supplément des documents, l'affichage des documents et la recherche des documents.

Garder les documents dans le système très simple. PinPoint utilise le fichier traditionnel et l'approche du classeur. Tu peux créer tant de cabinets et les classeurs dans la limite d'eux, combien de tu aimes. Quand tu ajoutes les documents au système, tu as un choix les importer ou de l'ordinateur ou du scanner. Tu peux aussi tirer et jeter les fichiers directement au système PinPoint.

Dès que le document se trouve dans le système, tu remplis l'information sur cela, telle que son nom, la date, c'était ajouté, le cabinet et le classeur, tu veux donné à et le type du document, qui cela. Tu peux alors ajouter dans les métadonnées définies sur le document, qui t'aidera vite à les restaurer en cas de nécessité.

PinPoint te donne quelques moyens de chercher les documents. Le point de vue de l'Investigateur te permet de trouver les documents, en bêchant toute la liste des cabinets et les classeurs, la Représentation du Rapide te permet de chercher dans le cabinet défini et le classeur, et la Représentation du Document te permet de passer la recherche fondée sur le type du document. Tu peux passer les recherches de la reconnaissance optique des symboles (OCR), fondé sur le contenu dans le cadre des documents et la recherche des métadonnées fondée sur les critères, qui tu as établi, en important le fichier. Les systèmes très quelques, que nous étudiions, ont proposé une telle large gamme des paramètres de la recherche.

L'intégration du système avec Microsoft Office et les programmes plusieurs autres d'habitude utilisés, comme QuickBooks et le personnel Commercial, est un autre prix, qui contribue à sa décontraction de l'utilisation. Cette intégration te permet de garder les fichiers, tu continues à travailler avec ces programmes au système simplement par le clic du bouton. 

Chez PinPoint il y a toutes des particularités, desquelles un petit business a besoin du système de gestion les documents. Quand le document t'est nécessaire, PinPoint crée la représentation visible dans le Format PDF, qui te permet d'ajouter les commentaires et les augmentations, sans avoir la nécessité de le commencer dans son programme original. Cela économise à tu le temps de la nécessité de commencer le programme, telle que Word ou Excel, chaque fois, quand tu dois regarder le document dans le système.

Une des particularités les plus précieuses - la capacité mobile du système. Indépendamment du fait, si est chez toi autoaccepté ou le système du nuage, tu peux encore recevoir l'accès à elle de tous смартфонов et les planchettes. Tu fondé sur les permissions as établi, les utilisateurs peuvent examiner et changer les documents des navigateurs Web des installations mobiles. En outre chez PinPoint il y a des plans commencer l'application mobile pendant quelques mois suivants.

L'outil du processus de fabrication - une autre particularité utile. Les processus de fabrication te permettent de traquer les destinations dans la limite du système, puisqu'ils s'achèvent. Cela aide à garantir que les tâches sont accomplies en bonne et due forme et à temps. L'outil du processus de fabrication envoie aussi les avis automatiques aux collaborateurs, quand c'est leur temps pour travailler sur le projet. C'est la fonction standard avec PinPoint, tandis que certains d'autres systèmes nous nous occupions des enquêtes pris le paiement supplémentaire pour cette fonction.

PinPoint te donne aussi le contrôle rigide sur celui-là, qui a un accès vers qui les documents. Le système te permet d'établir les droits de la sécurité dans le cabinet et dans les niveaux du document. Tu peux aussi accorder un divers accès d'utilisateur aux classeurs définis et les documents fondés sur leurs rôles. Toutes ces particularités aident à garantir que les gens, qui ne sont pas autorisés à recevoir l'accès aux documents définis, ne peuvent pas faire ainsi.

PinPoint permet aux compagnies de définir, quels collaborateurs ont un accès vers qui les documents.

La partie de l'autre petit business des particularités trouvera que l'appel - le contrôle des variantes, qui donne aux utilisateurs la capacité à examiner les deux versions en cours et passées de n'importe quel document; l'enregistrement montre, qui traque, qui travaille sur qui les documents; et la fonction du nettoyage, qui aide à garder le système organisé, en supprimant les fichiers obsolètes. 

Qu' une telle grande possibilité pour les entreprises du petit business - la structure simple de l'estimation fait PinPoint. Si cela est pour la version autoacceptée ou le système fondé sur les calculs nuageux, toutes les dépenses sont fondées exceptionnellement sur le nombre des utilisateurs. Pour les deux variantes le coût dans le compte diminue de l'utilisateur comme le nombre des augmentations d'utilisateur. La différence principale - ce que près du système autoaccepté est de grandes collectes à une seule fois, pendant que la décision fondée sur les calculs nuageux a des plus petites collectes mensuelles.

Le coût pour le système autoaccepté hésite de 250$ sur l'utilisateur (trois 10 utilisateurs) vers 150$ sur l'utilisateur (51 - 100 utilisateurs) avec l'estimation spéciale plus que pour 100 utilisateurs. Inséré dans ce coût toutes les particularités, équipe les propositions systémiques. Une exception pour l'outil OCR, qui se trouve supplémentaire 600$ pour les compagnies moins qu'avec 10 collaborateurs. OCR arrive sans paiement supplémentaire pour toutes de plus grandes compagnies.

Le seul autre coût pour le système autoaccepté pour les modernisations se prolongeant du logiciel et le soutien. Cependant ces objets séparément payés absolument supplémentaire. Les rénovations annuelles et le soutien après la première année coûtent 20 pour-cent de ton achat initial. Par exemple, le coût payé à titre d'avance pour les compagnies avec 25 utilisateurs fait 5,625$, ainsi, le coût pour le soutien se prolongeant ferait 1,125$ par an.

Le système fondé sur les calculs nuageux arrive à deux divers paquets : le Prix et le Prix se Lient. Pendant que les deux paquets s'unissent avec Microsoft Office, le Prix se Lient, le paquet s'unit aussi avec la multitude d'autres programmes, tels qu'OneDrive, le Google-drive, Dropbox, SharePoint, QuickBooks et le personnel Commercial. Puisque certaines compagnies ne pourraient pas utiliser ces programmes ajoutés, nous aimons celui-ci PinPoint, te donne le choix non à la nécessité de payer pour s'unir avec eux. Plusieurs d'autres systèmes fondés sur les calculs nuageux, que nous avons analysé, ne te donnent pas ce choix.

Le coût mensuel pour l'emballage avec le prix fait 10.99$ sur l'utilisateur pour deux 25 collaborateurs, 8.99$ sur l'utilisateur pour 26 - 50 collaborateurs et 6.99$ sur l'utilisateur pour 51 - 100 collaborateurs. Puisque le Prix Joint le paquet, il y a un paiement supplémentaire de 3$ sur l'utilisateur pour toutes les compagnies. À la différence du système autoaccepté, il n'y a d'aucun paiement supplémentaire pour le soutien se prolongeant ou les rénovations avec la version du nuage. Tous les paquets du nuage insèrent 100 ГБ la conservation, qui s'aligne approximativement à 1.5 millions de documents.

Nous avons trouvé comme son particulièrement attrayant que PinPoint très primaire sur les dépenses. Considérant que la plupart des fournisseurs, qui nous étudiions, nous a obligé à leur téléphoner pour recevoir l'information sur les prix, chez PinPoint il y a toutes ses dépenses clairement dessinées en gros sur son site Web. Cela nous montre que la compagnie n'a rien pour se cacher sur son estimation.

Le service des clients PinPoint était exclusif. Pour estimer que les clients peuvent attendre du groupe du soutien, nous téléphonions la compagnie, en représentant de lui-même le nouveau propriétaire du business intéressé par les systèmes de gestion par les documents. Le représentant, qui semblait aspirant immédiatement a répondu à notre coup de téléphone nous dire plus sur le système. Certains d'autres fournisseurs, avec qui nous disions, ne semblaient pas comme exalté pour dire avec nous, puisque nous n'étions pas le business établi.

Ce que nous a impressionné aussi sur le coup de téléphone, il y avait ce que le représentant a reconnu notre nom de la forme, que nous avons rempli sur le site Web. Il demandait, s'il nous y avait par le même business, et a pu siroter vite l'information, que nous avons accordé. Cela montre que PinPoint prend chaque demande, que cela reçoit très sérieusement et que les formes remplies sur le site Web, ne se trouvent pas dans le trou noir quelque part.

Pendant notre coup de téléphone le représentant PinPoint était extraordinairement obligeant. Nous examinions les différences entre le système autoaccepté et le système du nuage, la structure de l'enregistrement, comme chercher les documents, les programmes, avec qui cela s'unit, s'il y a un accès mobile, le coût et le type du soutien se prolongeant, que c'est proposé. Pour chaque question le représentant a donné les réponses claires et détaillées.

Le représentant ne tentait pas d'avancer le système en nous; il répondait simplement à nos questions et nous encourageait à se tendre de nouveau, si nous demandions les réponses supplémentaires. Nous disions plusieurs d'autres compagnies de la gestion du traitement des documents avec essayé pour mettre notre business pendant ce coup de téléphone. La plupart des compagnies n'est pas prête prendre la décision, en téléphonant pour la première fois, et PinPoint a compris clairement cela.

Pour garantir nous ont reçu l'idée complète de ce que pouvait faire PinPoint, le représentant obtenait le courrier électronique pour voir, si nous nous intéresserons un sur un démonstration. Nous aimiez cela, il était prêt à passer l'exemple d'exposition dans notre confort, que non tous les fournisseurs ont pu faire. Pendant l'exemple de 40 minutes d'exposition le représentant PinPoint allait de nous dans chaque aspect du système. Il nous a montré, comme toutes les particularités travaillent et comme ils pouvaient être avantageux pour un petit business. De nouveau, après que l'exemple d'exposition était complet, le représentant ne tentait pas de nous imposer la marchandise sur le système. Il était consolant connaître que nous pouvions occuper le temps supplémentaire pour apprendre le système sans pression ajoutée de la nécessité de le transmettre est direct alors et là. En fin nous nous sentions très optimiste sur celui-là, sur quoi il ressemblera pour travailler avec ce fournisseur.

Dès que ton système en ordre, PinPoint propose la multitude de variantes du soutien de client. Premièrement, te fixent le manager des projets pour coordonner toute l'introduction, l'installation, l'installation et l'enseignement. La compagnie propose aussi mensuel вебинары sans supplément, ainsi qu'à la demande de vidéos des séminaires d'étude. Si tu as besoin de l'aide supplémentaire, le soutien vivant technique accessible dans le téléphone et le courrier électronique entre 8:30 et 17:00 CT de lundi à vendredi. Il y a aussi un guide d'utilisateur construit directement au système, qui peut aider à répondre à n'importe quelles questions.

Il y a très peu de parties inférieures PinPoint. Une plainte insignifiante - ce que le soutien non accessible à de sortie, et nous connaissons que la gestion du petit business est de sept jours par semaine l'obligation. Si tu te heurtes au problème avec le système samedi ou dimanche, tu n'es pas en état de recevoir n'importe quelle aide directe.

Un autre petit coup est que près du système à présent il n'y a pas d'application personnelle mobile. Pendant que la compagnie dit que l'application arrive bientôt, on ne saurait dire maintenant, comme facile cela devra utiliser et travailler. Ce pouvait être le problème pour ceux qui préfère les applications aux sites Web mobiles.

Nous avons choisi PinPoint de la piscine des dizaines des systèmes de gestion les documents, qui nous examinions. Pour lire notre toute méthodologie et pour la liste plus approfondie des systèmes de gestion les documents, visite notre meilleure page des élections ici.

La remarque du rédacteur : la Recherche du système de gestion les documents pour ton business ? Si tu cherches l'information pour t'aider à choisir celle-là il est correct pour toi, utilise le sondage d'enquête plus bas pour avoir notre site de parenté, BuyerZone, accorde te l'information de la multitude de vendeurs gratuitement :

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Chad  Brooks
TcHed Brouks

TcHed Brouks - l'écrivain de Chicago surnuméraire, qui a une expérience presque 15 ans dans le business du média. Le promu de l'Université de l'Indiana, il a passé presque la décennie comme le reporter de l'État pour Daily Herald à Chicago de banlieue, en couvrant la quantité immense de celui-là y compris, le pouvoir local et le gouvernement régional, le crime, le régime juridique et la formation. Après ses années dans Tchad de papier travaillant dans les relations publiques, l'aide avance les entreprises du petit business partout aux États-Unis. Suis l'à Tvittere.