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Les systèmes de gestion les documents : la direction de l'acheteur

Document Management Systems: A Buyer's Guide Le crédit : Kabakou/Shutterstock

La recherche du système de gestion les documents ? Cet article contient tout que tu dois connaître comment choisir celui-là. Si tu t'empresses, tu tournes simplement en bas pour voir nos meilleures élections et les aperçus de l'État. Tu peux aussi voir la liste complète des vendeurs de la gestion du traitement des documents et la désorganisation de, comment nous avons choisi nos meilleures élections ici.

Prêt à choisir le système de gestion les documents ? Voici la désorganisation de notre aperçu complet :

Par l'oeil sur le devenir plus organisé et effectif, il y a beaucoup d' entreprises du petit business acceptent l'environnement sans papier de bureau.

L'aide dans ce problème - je vois les systèmes de gestion les documents, qui te permettent facilement, éditent et distribuent les documents aux autres. Ces systèmes aident aux compagnies à augmenter la productivité, économiser le temps, travailler dans les situations multiples, soutenir les ouvriers éloignés, répondre aux exigences de l'observation, corriger le bureau et décider une large gamme des tâches d'affaires.

En utilisant la gestion du traitement des documents de la décision - le moyen excellent d'organiser ton article et les fichiers en chiffre dans la situation centrale, où tous dans le bureau ont un accès, a dit Djeff Pikard, le directeur général Lucion Technologies.

"C'est le problème pour les compagnies pour ne pas être en arrière sur tous les documents et les fichiers électroniques, qui entrent dans le bureau domestique ou le business chaque jour", a dit Pikard Business News Daily. "Cela commence d'habitude lentement — le courrier électronique ici, le reçu là, les comptes entrant et la correspondance de consommation. Et avant que tu connaisses cela, tu as une montagne du papier et aucun moyen de trouver les documents, desquels tu as besoin".

Les systèmes de gestion les documents te donnent la structure pour l'organisation de tous ces papiers. Ces systèmes travaillent dans le tandem avec les scanners, qui transforment tes documents typographiques en versions en chiffre.

En étudiant la gestion du traitement des documents, tu te heurteras à quelques types des outils : les systèmes de gestion les documents, le logiciel de la gestion du traitement des documents et la décision pour la gestion du traitement des documents. En réalité, cependant, ils accomplissent les mêmes tâches. Marie Willimas, le directeur de la communication de marketing DocuWare, a dit que les différences - la question de la sémantique, et beaucoup de conditions industrielles interchangeable.

Cependant le système de gestion les documents se distingue de la conservation en ligne, qui t'accorde simplement la place pour garder la multitude de documents. Les systèmes de gestion les documents font beaucoup plus. Ils - les bibliothèques extraordinairement électroniques, à qui on peut facilement faire une perquisition, diviser et diriger. Certaines fonctions définies, pour qui tu peux utiliser les systèmes de gestion les documents, insèrent :

  • En gardant de divers types du document, y compris les fichiers du traitement des textes, les lettres électroniques, PDFs et les tableaux électroniques
  • La création des nouveaux fichiers directement dans la limite du système, qui peut être édité et divisé avec les autres
  • La recherche de toute la bibliothèque des fichiers par le mot clef séparé
  • En divisant les documents avec les collègues, les services et les clients
  • La restriction de l'accès aux documents définis
  • Le contrôle, qui examine les documents et quand
  • Прослеживание édite être fait vers les documents
  • La restitution des versions précédentes des documents édités
  • La gestion et le réglage, quand les documents obsolètes peuvent être éloignés
  • L'accès, l'édition et la division des documents dans les installations mobiles

En utilisant les systèmes de gestion les documents, tu as un choix de l'installation et la gestion d'eux sur ton ordinateur personnel ou le réseau ou l'accès à eux dans le nuage. Il y a beaucoup de fournisseurs et les variantes proposent de diverses versions du logiciel, qui varient par la place pour la conservation et les particularités.

Les dépenses pour les systèmes de gestion les documents varient considérablement. Les systèmes sur la condition, en général, demandent de plus hautes dépenses payées à titre d'avance, y compris la collecte à une seule fois pour le logiciel fondé sur le nombre des ordinateurs, sur qui cela s'établit. Les versions fondées sur les calculs nuageux, en général, perçoivent les collectes mensuelles fondées sur le nombre des utilisateurs. Ils peuvent, en général, s'installer n'importe où de 10$ jusqu'à 100$ sur l'utilisateur par mois.

En outre il y a beaucoup d' et les variantes fondées sur les calculs nuageux sur la condition perçoivent les collectes initiales pour l'installation. Cela peut coûter de centaines vers mille dollars en fonction du nombre des utilisateurs.

À partir de la conservation des objets organisés important pour le succès, est d'un peu de compagnies — indépendamment du montant — qui ne pouvait pas tirer le profit du système de gestion les documents. N'importe quel business, qui s'adresse avec les formes, par la correspondance, les lettres électroniques, les fichiers, les listings, le personnel ou les fichiers du client, les diagrammes, les données ou n'importe quel autre type du document typographique ou électronique, peut utiliser ce type de la décision de devenir plus effectif, a dit Pikard.

En comparaison de ceux qui comptent encore sur les fichiers en papier et les classeurs, les entreprises du petit business avec le système universel dans la place pour s'adresser avec leur information travaillent sur considérablement niveau de productivité surpassant, a dit Greg Milliken, le vice-président du marketing pour le fournisseur du logiciel de la gestion du traitement des documents M-Files Corp.

La remarque du rédacteur : la Recherche du système de gestion les documents pour ton business ? Si tu cherches l'information pour t'aider à choisir celle-là il est correct pour toi, utilise le sondage d'enquête plus bas pour avoir notre site de parenté, BuyerZone, accorde te l'information de la multitude de vendeurs gratuitement :

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Même de petites compagnies, qui ont une plupart de leurs documents sous la forme en chiffre, mais dans la structure traditionnelle du classeur, souffrent, plusieurs du même dure la productivité aussi, comme les compagnies avec les systèmes en papier de l'enregistrement. C'est pourquoi ces compagnies perdent constamment inutilement le temps, en regardant dans quelques situations pour les documents déplacés, a dit Milliken. Ce problème est fait souvent par la création des versions multiples du même fichier, qui amène aux erreurs et le travail répété.

"Sans structure de la gestion comme le traitement des documents de l'entreprise du petit business trouvent très difficile réaliser l'organisation sûre du fichier et optimiser leurs procès intérieurs", a dit Milliken.

"Les investissements dans une bonne stratégie de la gestion du traitement des documents du petit business exercent l'influence signifiante sur la capacité du petit business de prospérer", a ajouté Djeff Segarra, le directeur principal du management de la production de l'image pour la Nuance.

Avec une telle quantité de décisions accessibles pour la gestion du traitement des documents il peut être difficile de connaître exactement, par quel juste pour ton business. Джим à vrai dire, le vice-président du management de la production dans le Cabinet du fournisseur de la gestion du traitement des documents, recommandait de chercher les fonctions suivantes et les particularités dans la décision pour un petit business :

  • L'enregistrement de la structure : la décision pour la gestion du traitement des documents, qui imite la structure physique de l'enregistrement — y compris les cabinets, fait les classeurs et les comptes — passer aux opérations sans papier beaucoup plus facilement et plus intuitif. Cela améliore aussi la succession de l'enregistrement et fait aux compagnies la capacité facilement appliquer les droits d'admission aux documents définis.
  • La coopération : le système, que tu choisis, doit faciliter le travail dans l'équipe au moyen de la division facile des documents. Les utilisateurs doivent être en état l'accès et les documents de l'action du bureau ou pendant que sur le chemin.
  • Fondé sur les calculs nuageux : Pour les compagnies avec les collaborateurs éloignés ou les bureaux dans quelques situations, le produit fondé sur les calculs nuageux unit les ouvriers dans un quai, en permettant d'agir comme effectivement, comme si la compagnie travaillait dans seulement une situation.
  • L'observation : les industries Réglées doivent rester obéissantes. La réalisation de la politique de l'arrestation du document, de contrôle прослеживания, et le message et les moyens d'utilisateur de la gestion de l'accès - les outils principaux, le système de gestion les documents doit aider les compagnies atteindre les conformités aux instructions et la politique intérieure.
  • La restitution d'avarie : le système doit soutenir les données sur le moyen éloigné pour garantir que cela est protégé contre le désastre. Sans cette particularité se remettant entièrement des événements catastrophiques, tels que les inondations ou les feux, presque impossible. 
  • Les configurations douanières d'utilisateur : le système de gestion les documents doit adapter tes préférences, non au contraire. La création de l'expérience confortable d'utilisateur, qui assure l'information dans la représentation douanière, s'améliorera catégoriquement, comme effectivement le système de gestion les documents se produit.

Il y a quelques autres objets, qui compagnies doivent chercher dans le système de gestion les documents, a dit Pikard. Une des plus importantes particularités - la capacité de l'affichage du système, qui doit être le temps mort dans l'utilisation autrefois et après l'affichage.

"Maintenant, l'affichage occupe seulement les secondes, et si tu reçois la technologie juste complexe, tu peux automatiquement créer édité, accessible pour la recherche par le mot clef les fichiers dans le format universel comme PDF, pendant que tu examines", il a dit. "Une bonne décision pour l'affichage même fait la grande partie examinant facile, en reconnaissant, où les documents séparés commencent et s'achèvent à стеке et leur expédition vers le classeur juste comme l'enregistreur virtuel".

Il doit être aussi facile de chercher le système. Пикард a dit que certains systèmes de gestion les documents ont l'air si complexe que l'expert de la base de données pour t'aider à définir le siège des fichiers, desquels tu as besoin t'est nécessaire.

"Si tu trouves la décision avec les fonctions intégrées de la recherche, tu peux simplement passer la recherche selon les mots clefs pour siroter les documents en des secondes [et recevoir] l'affichage préalable pour s'assurer que tu as un fichier juste avant de l'ouvrir", a dit Pikard.

Enfin, cherche le système, qui permet d'éditer.

"Il est confortable d'être en état de faire les changements dans les documents électroniques à la volée et transformer les pages imprimées en fichiers édités électroniques", a dit Pikard. "Le système de gestion Juste les documents fait ces tâches rapide et facile".

Томас la Limace, le président DocuWare Group, conseillait intéressé de donner par les systèmes de gestion les documents quelques questions critiques avant d'acheter la décision, y compris :

  • Il est combien d'aux utilisateurs le système a ? Une grande base établie indique d'habitude que le système de gestion les documents - la technologie mûre, c'est bien établi. Cela montre que le vendeur a un grand intérêt pour le maintien de la stabilité et la qualité de la décision, et a à la disposition de l'accord sur le service et d'autres mesures financer le développement se prolongeant pour garantir que cela ne deviendra pas vieillissant dans un proche avenir.
  • Cela a correspondant aux exigences du demain une architecture ? Pour recevoir un long délai de l'utilisation utile de ta décision pour la gestion du traitement des documents, cela avoir être correspondant aux exigences du demain une architecture, telle que les applications mobiles et le navigateur Web moderne.
  • Lui integratewith ton autre logiciel ? La capacité à s'unir avec toutes tes décisions, tels que le courrier électronique et les systèmes CRM, qui introduisent ou produisent les documents, important.
  • Si en effet cela масштабируемо ? Chez toi pourrait seulement être cinq collaborateurs, quand tu commences à utiliser la décision pour la gestion du traitement des documents, mais que se passe, quand ta compagnie grandit ? Tu ne veux pas nécessaire être changer le système chaque fois, quand ton business s'élargit, c'est pourquoi s'assure celui qui tu choisis, peut facilement mesurer pour correspondre à tes besoins d'affaires.

En dehors de la conservation de ton business organisait, il y a une large gamme des avantages pour l'utilisation des systèmes de gestion les documents. De toujours présence de l'accès à tes fichiers indépendamment du fait, où toi vers la capacité à bêcher mille divers documents immédiatement, l'entreprise du petit business, que nous disions avec plusieurs avantages, sur qui communiquent, pour l'utilisation de ces systèmes. Voici certains plus grands phénomènes positifs, à qui ils ont indiqué :

  • Toujours accessible : Puisque quelqu'un, qui travaille souvent à côté du bureau, de Sara Satton Fell, le directeur général et le fondateur FlexJobs, a dit que la conservation de tous ses fichiers sous la forme en chiffre accorde l'avantage clé : elle peut recevoir d'importants documents de tous côtés. Si garantissent le voyage sur la conférence dans un autre État pendant quelques jours ou le café local pour travailler dans le courant de la journée, l'utilisation du système de gestion les documents qu'elle a encore un accès à tous ses fichiers.
  • L'accès facile : Un des plus grands phénomènes positifs de la décision pour la gestion du traitement des documents - ce qu'il accorde aux collaborateurs l'accès rapide à leurs fichiers. John Bastroum, le directeur général et le fondateur My403bCoach.com, a dit la présence d'un tel logiciel dans les moyens de la place, il n'est plus obligé de stocker la multitude de fichiers sur sa table. Au lieu de cela quand les clients téléphonent, il peut immédiatement trouver les documents, desquels il a besoin sur l'ordinateur.
  • Facile de chercher : la Capacité il est facile de bêcher les documents de sa compagnie est le profit immense, a dit Karen Ouoker, le fondateur de la Consultation ONETEAM. Elle a dit que ses projets de conseil produisent une grande somme de l'information pendant quelques années, et la capacité à chercher et restaurer vite les représentations et les remarques l'inestimable.
  • La meilleure coopération : la Libération des exemplaires typographiques des documents facilite pour les collaborateurs travailler l'un avec l'autre, a dit Geri Tatch, le fondateur de l'Académie des Sciences du professeur Eggkheda. Quand les collaborateurs multiples se débarrassent d'un document, et l'édition se passe constamment, les systèmes de gestion les documents garantissent pour que les ouvriers aient toujours une copie la plus actuelle. Les collaborateurs ne dépensent pas en vain le temps pour le sceau des révisions ou перепроверку pour s'assurer qu'ils ont une version en cours.
  • La protection supplémentaire : la sécurité Augmentée - l'avantage immense de l'utilisation des décisions pour la gestion du traitement des documents, était dit par Andrew Saouzard, le directeur général trouvant dans l'Indiana Data Management Shredding, Inc. La technologie a fait sa compagnie le choix traquer, qui examine et édite chaque document, et définis, quels collaborateurs ont un accès vers qui les fichiers. La capacité à accorder la preuve aux clients ou les auditeurs de la chaîne du fichier de la conclusion, du berceau à tombe, important dans le milieu d'aujourd'hui d'affaires, a dit Saouzard.
  • Laisse la place libre : l'Échange des documents typographiques pour les versions en chiffre peut sauver la somme immense de l'espace physique dans ton bureau, a dit Rendi Djoerdjensen, le propriétaire des Décisions En chiffre De bureau. À partir de la transformation du bureau de la compagnie vers l'environnement sans papier plus qu'il y a 15 ans, il était en état de transformer l'espace, qui était utilisé plus tôt seulement pour la conservation du fichier à l'espace, qui peut maintenant produire le revenu.
  • La restitution d'avarie : les Entreprises du petit business, qui ont tous des rapports de consommation gardés dans une demi-douzaine des armoires pour la conservation des documents, se trouvent devant le risque que ces fichiers pourraient être supprimés, ou que le business peut perdre l'accès aux documents, doit le désastre se passer, a dit Alan Bejker, le président et un principal consultant aux Innovations de la personne Emportée. Si la conduite d'eau se déchire ou il y a un feu, les propriétaires du business peuvent demeurer dans l'assurance qu'ils peuvent encore travailler avec une petite influence, puisque leurs documents critiques se trouvent en ligne et se sauvent de n'importe quelle destruction.

Pour les résumés de nos meilleures élections du système de gestion les documents et examiner notre méthodologie pour leur choix, visite notre meilleure page des élections ici.

La remarque du rédacteur : la Recherche du système de gestion les documents pour ton business ? Si tu cherches l'information pour t'aider à choisir celle-là il est correct pour toi, utilise le sondage d'enquête plus bas pour avoir notre site de parenté, BuyerZone, accorde te l'information de la multitude de vendeurs gratuitement :

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Le message supplémentaire par les auteurs Business News Daily par Sara Andjeles et Dejvom Milakom.

Chad  Brooks
TcHed Brouks

TcHed Brouks - l'écrivain de Chicago surnuméraire, qui a une expérience presque 15 ans dans le business du média. Le promu de l'Université de l'Indiana, il a passé presque la décennie comme le reporter de l'État pour Daily Herald à Chicago de banlieue, en couvrant la quantité immense de celui-là y compris, le pouvoir local et le gouvernement régional, le crime, le régime juridique et la formation. Après ses années dans Tchad de papier travaillant dans les relations publiques, l'aide avance les entreprises du petit business partout aux États-Unis. Suis l'à Tvittere.